Definisi Purchasing dan Tanggung Jawabnya

Definisi Purchasing adalah seperti berikut

 Sebuah usaha baik dalam skala kecil maupun besar akan selalu melibatkan purchasing di dalamnya. Apa yang disebut purchasing? Purchasing merupakan kata yang berasal dari bahasa inggris dan jika diterjemahkan dalam bahasa Indonesia memiliki arti “Pembelian”.
Purchasing adalah suatu proses pemesanan barang atau jasa yang terjadi di suatu organisasi untuk kepentingan dan kelancaran kegiatan produksi.

Tanggung Jawab Purchasing adalah

Terkait dalam kegiatan produksi, purchasing mempunyai perannya tersendiri. Peran purchasing adalah melakukan pembelian atau pemesanan yang diminta divisi lain di dalam perusahaan kemudian mempertanggungjawabkan barang atau jasa yang dipesannya. Tanggung jawab purchasing adalah sebagai berikut:

1.    Menerima dan menganalisis kebutuhan perusahaan
Langkah awal dalam proses purchasing adalah memahami barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan. Selanjutnya, purchasing memiliki kewajiban bertanggung jawab menerima permintaan pembelian. Dalam hal ini, purchasing diperkenankan menganalisis barang atau jasa yang diterima apakah telah memenuhi kebutuhan perusahaan atau hanya diperlukan sebagai kebutuhan pribadi.

2.    Menganalisa dan memilih pemasok
Dalam tanggung jawabnya, purchasing bertugas mencari dan menentukan supplier atau pemasok. Penentuan pemasok ini dapat dilakukan melalui proposal yang ditawarkan, iklan atau rekomendasi dari orang lain ataupun pemasok itu sendiri. Sehingga sudah seharusnya tim purchasing mempunyai data-data pemasok. Semakin banyak banyak data atau sumber yang diperoleh, maka semakin membantu dalam menentukan pemasok yang sesuai dengan kriteria perusahaan. Hal yang perlu diperhatikan, harga bukan yang utama dalam pertimbangan karena masih ada beberapa poin yang sama pentingnya seperti kualitas barang yang dibutuhkan, kemampuan menyediakan jumlah barang tersebut, dan sebagainya.

3.    Melakukan pemesanan
Seperti definisinya, maka purchasing sebaiknya melakukan pemesanan dengan membuat formulir purchase order dan dibuat beberapa rangkap. Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi sekaligus menjadi bukti atau arsip bahwa perusahaan pernah atau sedang melakukan pemesanan barang atau jasa tersebut.

4.    Memantau pengiriman barang
Pemantauan ini dilakukan selama masa pengiriman barang. Tim purchasing harus memantau lokasi barang yang sedang dipesan hingga sampai di gudang perusahaan. Jika yang dipesan berupa jasa, maka tim purchasing bertugas memastikan pekerjaan tersebut diselesaikan sesuai dengan kontrak kerja.

5.    Memeriksa kualitas barang atau jasa yang dipesan
Begitu barang yang dipesan telah sampai, tim purchasing berkewajiban memeriksa dan memastikan apakah barang tersebut sudah sesuai dengan pesanan baik itu kuantitasnya maupun kualitasnya. Begitu pula dengan jasa yang dipesan. Apabila pesanan tidak sesuai atau tidak memenuhi syarat, maka purchasing dapat melakukan retur.

6.    Membayar faktur
Pembayaran tersebut dapat dilakukan secara tunai maupun cicilan, tergantung keputusan kedua belah pihak. Purchasing berkewajiban melunasi pembelian tersebut.

7.    Menjaga dokumen pembelian
Dokumen-dokumen penting yang digunakan dalam kebutuhan pembelian perlu dijaga dengan baik sebagai panduan untuk pemesanan selanjutnya. Sebab, sebagian besar perusahaan industri biasanya melakukan pemesanan yang berulang atau disebut repeat order. Dokumen-dokumen tersebut berguna untuk mengetahui pemasok atau supplier mana yang tepat untuk pembelian berikutnya.

8.    Memelihara hubungan baik dengan pemasok
Hubungan yang baik akan saling menguntungkan bagi kedua belah pihak, baik untuk pembeli maupun untuk pemasok. Hubungan ini merupakan bentuk kepercayaan dan rasa saling menghargai sehingga sudah selayaknya harus dipelihara dengan baik.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa purchasing adalah suatu kegiatan pembelian yang prosesnya cukup panjang dan dilakukan secara manual. Sasaran utama purchasing adalah demi menjaga ketersediaan dan stabilitas pasokan barang.

Kelebihan dari purchasing adalah mendapatkan barang atau jasa sesuai dengan kebutuhan karena telah melewati proses yang cukup ketat. Sebaliknya, kelemahan dari purchasing adalah ketidakefektifan karena tim purchasing harus terus menerus melakukan kontak dengan supplier selama proses pemesanan berlangsung sehingga tidak menutup kemungkinan biaya dapat meningkat.